גורמי הרישוי המעורבים בהוצאת רישיון עסק לאולמות אירועים וגני אירועים הם:
משרד הבריאות
כיבוי אש
הנדסה
משטרה
איכות הסביבה
נגישות נכים.
החלק של משרד הבריאות בהליך רישוי עסקים לאולמות אירועים הוא משמעותי ומורכב ,נלווה אליו גם מחלקת התברואה ופינוי פסולת. כל הנושא של תכנון מטבח והתאמתו לדרישות משרד הבריאות היא סוגיה מורכבת שאין לה רשימת מכולת לביצוע אלא תלויה בכל כך הרבה גורמים ונתפרת אישית לכל עסק ועסק ובכללם אולמות אירועים ,גני אירועים וכל אולם שמחות שמגיש אוכל לאורחיו.
משטרה ורישיון עסק לאולמות אירועים
המשטרה אמונה על שלום הציבור ובטחונו, כך גם בכל הנוגע לרישיון עסק לאולמות אירועים . לדוגמא ,המשטרה דואגת שבאולם ,בו מתגלגל כסף רב ,כולל כספי המתנות שמביאים האורחים תהיה אבטחה ותהיינה כספות כדי למנוע גניבות.
רישוי עסקים לאולמות שמחות מפרט את סוג השומרים הנדרשים בשער הכניסה,היא מחייבת שהשומר ישא למשל אקדח וכן את כל המערכות שקשורות לאבטחה, אזעקה וכו'.
תקנות המשטרה קובעת כמות האנשים שהאולם יכול להכיל. על כל אולם שמחות המקבל רישיון עסק לרשום בצורה גלויה מה כמות האנשים שמותר לו להכיל, כמות האנשים מחושבת לפי גודל העסק. יש לכך השלכות לגבי מילוט בעת שריפה או פיגוע.
המשטרה בעניין רישוי עסקים מחייבת מערכות כריזה לעת צרה, יש תקנים לאופן ההפעלה בעת פיגוע או שריפה.
סוגיה נוספת הקשורה לרישיון עסק לאולמות אירועים בהקשר של משטרה וביחד עם רשות כיבוי אש הם אמצעי המילוט המצויים באולם/גן אירועים. ישנם תקנים לא רק למערכות האזעקה, כריזה וכו' אלא גם
לכמות ולגודל הדלתות לצורך מילוט המוני, אופן הפתיחה של הדלתות למשל פתיחת מגנטים שצריכה להיות מחוברת לגנרטור .מצד אחד הדלתות צריכות להיות פתוחות באופן קבוע כדרישה של כיבוי אש ומצד שני הדלת מחוברת למגנט ואם יש הפסקת חשמל הדלת תיסגר אוטומטית. אז כדי להבטיח שהדלת לא תיסגר בעת הפסקת חשמל או חס וחלילה אסון, הדלתות צריכות להיות מחוברות לגנרטור .פקיד הגנרטור הינו לשמור על מתח חשמל קבוע גם בשעת הפסקת חשמל ובכך לגרום לדלתות להיות פתוחות ולאפשר לאנשים לברוח במקרה חירום.
מחלקת הנדסה ורישיון עסק לאולם שמחות
מחלקת הנדסה היא אחת מרשויות הרישוי שמופעלות למעשה על כל העסקים הדורשים רישוי עסקים.
מחלקת הנדסה מאשרת רישיון עסק לאולמות שמחות כשהמבנה מתאים לייעודו מבחינת העריה, שהמהנדס חתם על כל ההיבטים ההנדסיים וכמובן שאין חריגות בניה. אחרי הכל אף אחד לא מעוניין שיפול עליו "שנדליר" כפי שקרה באולם אירועים ביבנה ובעיקבותיו נהרגה אורחת בת 50 ורבים נפצעו.
אולם אירועים שמעוניין ברישיון עסק צריך להוכיח למעשה שכל המבנה תקין ומותאם לייעוד שלשמו הוא פועל.
מחלקת נגישות נכים ורישוי עסקים
נגישות נכים הוא מערך עצמאי וגורם רישוי חובה כתנאי לרישיון עסק לאולם אירועים ולבתי עסק רבים אחרים. אולם שמחות המעוניין ברישוי עסקים חייב יועץ נגישות שינחה אותו איך להנגיש את העסק באופן שאדם מוגבל יוכל לנוע בו בדיוק כמו כל אחד אחר. זה אומר למשל שעל עסק המעוניין ברישיון עסק לאולם שלו חייב בדרכי גישה מונגשים אל בית העסק, חייבת להיות מעלית אם יש אפילו קומה אחת לעלות, מעקה,רמפה לנכים מהחניה, חניה לנכים ,תא שירותים מונגש ועוד.
איגוד ערים איכות הסביבה
מחלקת איכות הסביבה אחראית למניעת מטרדי הסביבה. דרישותיה קשורות למשל במניעת רעש מיותר. מבצעים בדיקות עם מערכות שבודקות את רמת הרעש בדציבלים.
בהיבט אחר מחלקת איכות הסביבה דואגת לעניין השפכים שפולט האולם. המטבח מייצר שפכים תעשייתיים והשמנים צריכים לעבור הפרדת שומנים .השומנים לא יכולים להישפך לביוב רגיל כי הם הורסים את מערכת הביוב .על אולם אירועים לסנן את השפכים עם מערכות מתאימות ולפנותם עם ביובית ומשאבה. נושא נוסף עליו אחראית מח' איכות הסיבה הינה מטרדי ריחות ממערכות הבישול של המטבח, האולם חייב להפעיל מערכות נידוף הכוללות מערכות סינון מיוחדות העומדים בתקנים ומנטרלות את הריחות.
מחלקת הנדסה וכיבוי אש רץ לכל העסקים ולכן לא יופיע בטבלה של דרישות הרישוי כי זה נדרש מכל עסק החייב ברישוי עסקים.
יש בעלי אולמות שעובדים ללא רישיון עסק, בד"כ הביטוח שלהם לא יהיה תקף ובכל מקרה זאת עברה על החוק. הם יכולים לקבל צו סגירה או צו הריסה.
אי אפשר להזמין את משרד הבריאות כדי לקבל את אישורם אם הציוד בשטח לא עומד, אם משטחי העבודה והכיורים לא נמצאים, מערכת המיזוג צריכה להיות פעילה וכו'.